ภาพรวม Journal Entry API

สำหรับนักพัฒนาที่ต้องการจัดการบันทึกบัญชีใน FlowAccount อย่างละเอียด Journal Entry API คือ API สำหรับสร้างและจัดการสมุดรายวัน (Journal) ผ่านระบบ OpenAPI ของ FlowAccount โดยเปิดโอกาสให้นักพัฒนาสามารถบันทึกรายการบัญชีที่ไม่ได้เกิดจากเอกสารขายหรือซื้อ เช่น การปรับยอด หรือรายการบัญชีเฉพาะทาง ได้โดยตรงจากระบบของตนเอง

1. รายการบันทึกบัญชี (Journal Entry)

Journal Entry API มีความยืดหยุ่นในการสร้างรายการบันทึกบัญชี โดยคุณสามารถสร้างรายการบันทึกบัญชีได้ 2 แบบดังนี้

1.1 สร้างรายการบันทึกบัญชีแบบร่าง (Draft Journal Entry) การสร้างรายการแบบร่าง หรือ Draft Journal Entry เหมาะสำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการบันทึกข้อมูลเบื้องต้นไว้ก่อน หรือต้องการให้มีการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งก่อนที่จะบันทึกเป็นรายการจริงในระบบบัญชี

• วัตถุประสงค์ : ใช้สำหรับรายการที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือต้องการการอนุมัติ/ตรวจสอบเพิ่มเติมจากผู้ใช้งานหรือผู้ดูแลระบบบัญชี
• ผลลัพธ์ : รายการที่สร้างขึ้นจะปรากฏในสถานะ "ร่าง" หรือ "Draft" ในส่วนของบันทึกบัญชี ซึ่งจะยังไม่ส่งผลกระทบต่อยอดเงินในงบการเงินใดๆ จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ

1.2 สร้างรายการบันทึกบัญชีแบบอนุมัติ (Approved Journal Entry) การสร้างรายการแบบอนุมัติ หรือ Approved Journal Entry คือการบันทึกรายการบัญชีที่ถือว่าสมบูรณ์และถูกต้องแล้ว พร้อมที่จะกระทบยอดบัญชีและนำไปใช้ในการจัดทำรายงานทางการเงินได้ทันที

• วัตถุประสงค์ : ใช้สำหรับรายการที่ผ่านการตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องแล้ว ต้องการให้มีผลทันทีต่อข้อมูลบัญชีของกิจการ
• ผลลัพธ์ : รายการที่สร้างขึ้นจะปรากฏในสถานะ "อนุมัติแล้ว" หรือ "Approved" และจะส่งผลกระทบต่อยอดบัญชีต่างๆ โดยทันที พร้อมนำไปประมวลผลเป็นรายงานทางการเงิน

การระบุประเภทเอกสาร (Document Type)

• ในการสร้าง Draft/Approved Journal Entry จะต้องระบุ documentType ซึ่งเป็นตัวกำหนดว่ารายการที่คุณสร้างจะถูกจัดเก็บลงใน สมุดรายวันประเภทใด โดยแต่ละค่ามีรายละเอียดดังนี้

documentType	Voucher Type	Journal Linked	Description
51	Journal Voucher (JV)	สมุดรายวันทั่วไป	ใช้บันทึกรายการที่ไม่สามารถจัดเข้าสมุดรายวันเฉพาะได้
53	Purchase Voucher (UV)	สมุดรายวันซื้อ	ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าหรือบริการ
55	Sales Voucher (SV)	สมุดรายวันขาย	ใช้บันทึกรายการขายสินค้าหรือบริการ
57	Payment Voucher (PV)	สมุดรายวันจ่าย	ใช้บันทึกรายการจ่ายเงิน
59	Received Voucher (RV)	สมุดรายวันรับ	ใช้บันทึกรายการรับเงิน

2. ผังบัญชี (Chart of Accounts)

ผังบัญชี (Chart of Accounts) คือรายการบัญชีทั้งหมดที่องค์กรใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน เช่น บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชีสินทรัพย์ และบัญชีหนี้สิน ซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานของระบบบัญชี ในระบบ FlowAccount OpenAPI นักพัฒนาสามารถใช้ Chart of Accounts API เพื่อดึงข้อมูลผังบัญชีทั้งหมดของบริษัทจากระบบ FlowAccount ได้โดยตรง ข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้ในการเลือกบัญชีที่เหมาะสมสำหรับการสร้าง รายการบันทึกบัญชี (Journal Entry) ผ่าน API ได้อย่างถูกต้อง